Coordonnateur principal, Centre de recherche et de services psychologiques

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Motif De L'offre D'emploi
Remplacement d'un poste permanent
Type D’emploi
Employé
Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):
N/A
Famille D’emplois
Opérations commerciales
Nombre De Postes à Pourvoir
1
Faculté/Service - Département
Centre de recherche et services psychologiques
Campus
Campus principal
Affiliation Syndicale
PSUO
Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)
2026/03/02
Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)
2026/03/13
Heures Par Semaine
35
Classe Salariale
SSUO Grade 09
Échelle Salariale
$72 437,00 - $91 502,00
Au sujet de la Faculté des Sciences Sociales
La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.
Raison d’être du poste
En respectant les normes de la profession des psychologues et les diverses lois associées, assurer une coordination des activités cliniques du Centre de recherche et de services psychologiques (CRSP), notamment la coordination du processus d’assignation de cas, la gestion des systèmes cliniques sécurisés, ainsi que le soutien aux opérations administratives liées aux ressources humaines, financières et matérielles.
Dans ce rôle, vos principales responsabilités comprendront :

• Coordination des activités cliniques : Tout en respectant l’éthique professionnelle dans un milieu de services psychologiques, gérer le processus d’attribution et l’évolution des cas, l’assignation du téléphone d’urgence et assurer le suivi approprié. Agir à titre d’expert-conseil en ce qui concerne les règlements et les procédures opérationnelles du CRSP auprès des stagiaires, des internes, des superviseurs cliniques, des coordonnateurs de la formation clinique, ainsi que la direction. Former les internes, les stagiaires, le personnel administratif et les superviseurs cliniques dans la gestion administrative des dossiers cliniques. Effectuer un suivi des rapports cliniques aux dossiers des client(e)s et évaluer le rendement des stagiaires dans le volet administratif de leurs responsabilités afin d’assurer les services psychologiques de niveau supérieur.
• Gestion financière : Contribuer à la planification, à la gestion et au suivi du budget opérationnel et des revenus du CRSP, sous la direction du Gestionnaire principal, CRSP et du Gestionnaire, finances de la faculté. Préparer et soumettre les prévisions budgétaires, en respectant les échéanciers établis. Responsable de la récupération des frais de tests et autres services administratifs auprès de l’ensemble du personnel administratif et enseignant, et des étudiants du CRSP.
• Gestion administrative : Élaborer et gérer les systèmes électroniques de classement ainsi que les systèmes de Dossiers Médicaux Électroniques (DME) des dossiers cliniques du CRSP. Responsable de l’assurance de la qualité dans la tenue des dossiers en respectant les normes de la profession. Créer, implanter et gérer les méthodes et procédures administratives du CRSP afin d’assurer un bon fonctionnement de la clinique, tout en assurant la confidentialité des dossiers. Développer et modifier les outils de gestion des comptes clients, des formulaires et des bases de données afin d’assurer une efficacité optimale des processus du CRSP. Produire et analyser des rapports à partir de ces outils.
• Gestion des comptes clients : Analyser la situation financière de tous les nouveaux patients afin d’établir pour chacun les frais associés aux services offerts par le CRSP selon l’échelle mobile d’honoraires. Évaluer la situation des clients qui ont des besoins particuliers pour une révision des frais (ex. faillite personnelle), décider du montant et de la méthode de paiement appropriée. Responsable de la facturation, la gestion des comptes recevables et le suivi des comptes en souffrance.
• Appui à la formation clinique : Responsable de la gestion des laboratoires cliniques et du système sécurisé de laboratoires audiovisuels, des systèmes DME essentiels à la formation clinique, ainsi que d’un système de courriel interne sécurisé unique au CRSP. Gérer les paramètres d’accès aux systèmes sécurisés et les politiques pertinentes afin de protéger la confidentialité des patients, l’intégrité de l’équipement et l’intégrité de la formation clinique.
• Adjoint à la direction : Agir comme expert-conseil auprès de la clientèle, la direction, les superviseurs cliniques, les stagiaires, les internes, le coordonnateur des internes, le coordonnateur des practica, et le personnel du CRSP sur le plan administratif et financier. Assurer l’application des règlements scolaires, et des procédures universitaires et facultaires et les normes de gestion d’une clinique de formation. Coordonner différentes réunions du CRSP, préparer le procès-verbal et assurer le suivi des décisions qui en découlent. Rencontrer et assurer un suivi auprès des clients qui portent plaintes sur les services ou des frais.
• Communications et documentation : Responsable de la rédaction des documents administratifs du CRSP incluant le matériel promotionnel du CRSP, le guide du CRSP, la mise à jour du site Web ainsi que participer à la mise en place du rapport annuel. Élaborer le système de compilation de données, recueillir et compiler les statistiques clients du CRSP et les analyser afin de préparer le rapport annuel. Rédiger et mettre à jour les manuels de procédure à utiliser à l’interne. Préparer les formulaires, la correspondance et tous autres documents reliés aux activités du CRSP en assurant la confidentialité du contenu de ces documents.
• Gestion des ressources physiques : En collaboration avec le décanat de la Faculté, planifier et organiser les ressources matérielles et physiques requises pour les stagiaires et l'espace destiné aux fins de recherche et d'enseignement afin d’assurer l’utilisation optimale des espaces destinés au CRSP. Participer au comité de gestion des espaces de l’École de psychologie. Contrôler et maintenir l’inventaire des matériaux cliniques, de communication et du système multimédia, ainsi que l’ameublement du CRSP (bureaux et salle de thérapie) et assurer le rapport annuel de l’inventaire.
• Gestion des tests cliniques : Responsable de l’utilisation des tests cliniques tels que le Test OQ (Outcome questionnaire). Contribuer à l’analyse des tests actuels pour déterminer si ceux-ci sont encore valables. Assurer la liaison avec le Spécialiste en achat pour l’achat des tests.
• Contrôle des stocks : Assurer la liaison avec le Spécialiste en achat de la Faculté pour les achats du secteur. Contrôler les stocks des différentes fournitures et assurer l’achat des fournitures et matériels nécessaires pour le bon fonctionnement du centre.
  

Ce Que Vous Apportez

• Diplôme d’études de premier cycle en administration de la santé ou dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail
• Minimum de 3 ans dans un poste administratif dans un contexte clinique
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et gestion de crise
• Expérience dans la gestion des opérations dans un milieu de santé/clinique ou dans un milieu exigeant l'échange et la protection de renseignements hautement confidentiels
• Expérience à planifier, à analyser et à contrôler des budgets
• Expérience de l’interprétation et l’application des règlements et méthodes
• Capacité à développer et maintenir des relations professionnelles productive et de confiance
• Capacité à travailler sous pression et à gérer des situations difficiles avec professionnalisme
• Capacité démontrée à respecter la diversité et à adopter un comportement inclusif, en répondant avec sensibilité et conscience de soi aux besoins uniques de la clientèle, y compris les dimensions visibles et non visibles de la diversité
• Faire preuve d’un excellent jugement, tact et diplomatie
• Expérience dans l’utilisation des systèmes de Dossiers Médicaux Électroniques (DME) serait un atou
• Expérience des systèmes informatisés et de logiciels tels que: Windows, Banner et Fast, bases de données, traitements de textes, tableurs, logiciels de présentation, internet et courrier électronique
• Bilinguisme en français et anglais, expression orale et écrite
  

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.