Coordinateur·trice des opérations / Operations Coordinator

Poste : Coordinateur·trice des opérations

Heures de travail : 20 heures par semaine

Salaire : 21.75 /heure, augmentations et avantages conformément à la convention collective

Sous la responsabilité du/de la : Directeur du développement des affaires

Type de poste : Remplacement d’un poste vacant existant

Ce poste est syndiqué en tant que poste A-1 (coordinateur·trice) dans le cadre du SCFP 4943.

Description Du Centre

Situé au cœur du campus, le Pivik est depuis plus de 45 ans le magasin historique des étudiants et étudiantes de l’Université d’Ottawa, bien connu de plusieurs générations d’étudiant·e·s, d’employé·e·s et de professeur·e·s de l’Université.

Il s’agit d’un magasin bilingue, accessible, éthique et respectueux de l’environnement, dont la mission est de fournir des produits essentiels pour faciliter et améliorer la vie de la population étudiante.

Pour poursuivre le développement de ce magasin, le SÉUO recherche un·e étudiant·e passionné·e qui souhaite mettre ses compétences au service du bien-être de la communauté étudiante.

Description Du Poste

Le poste de coordinatrice ou coordinateur des opérations est un poste polyvalent dont la mission est d’assister le ou la responsable des opérations dans la gestion du magasin ; ielle participe aux tâches opérationnelles et contribue au développement commercial de l’entreprise. Ielle apporte

également son soutien à la direction des équipes et aux fonctions de soutien des magasins, notamment concernant la communication et le suivi financier.

Responsabilités

Les Responsabilités Du Ou De La Coordinateur·trice Des Opérations Du Magasin De Proximité/général Pivik Comprennent, Sans S’y Limiter, Les Tâches Suivantes :

• Assister les responsables des opérations dans l’organisation de l’équipe : organisation du temps de travail, formation, supervision, communication avec l’équipe, etc. ;
• Garantir la qualité du service client : accueillir, aider, renseigner toute la clientèle avec amabilité, mettre en place un suivi des incidents, des retours de produits, etc. ;
• Assurer l’accessibilité et la propreté de l’espace de vente ;
• Aider les responsables des opérations à assurer le suivi financier et la classification ;
• Contribuer à la création de contenu pour la promotion de PIVIK, des produits promotionnels et des événements sur les réseaux sociaux ;
• Gérer les transactions de routine et les corrections sur les caisses enregistreuses et contribuer à la mise à jour du logiciel de suivi des stocks ;
• Participer au développement commercial : suivre les tendances de consommation et les pratiques concurrentielles afin de développer l’offre de produits et de services ;
• Contribuer à l’image de marque et à la bonne réputation du magasin ;
• Veiller à l’application des politiques du SÉUO en matière de durabilité, d’équité, d’accessibilité, d’inclusion et de bilinguisme dans les activités des magasins ;
• Effectuer d’autres tâches connexes.
  
  

Qualifications

• Le bilinguisme est requis dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa, le français et l’anglais, à l’écrit et à l’oral ;
• Expérience dans le service à la clientèle, idéalement dans la vente au détail ;
• Connaissance des systèmes informatiques appliqués à la gestion des ventes et des stocks ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais ;
• Expérience de l’utilisation des applications Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
• La connaissance de l’utilisation des réseaux sociaux est un atout ;
• La connaissance du cadre juridique en matière d’hygiène, de santé et de sécurité applicable au commerce de détail et à la manipulation des aliments (idéalement avec une formation de manipulateur·trice d’aliments) est un atout ;
• Une expérience dans une organisation à but non lucratif est un atout.
  
  

La préférence sera accordée aux candidat·e·s issu·e·s de groupes en quête d’équité.

Les candidat·e·s intéressé·e·s sont invité·e·s à soumettre une lettre de présentation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références avant 15 h 00 le 03 février. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactée.

Position: Operations Coordinator

Hours of work: 20 hours/week

Wage: $21.75 / hour, increases and benefits per the Collective Agreement

Reporting to: Director of Business Development

Type of position: Replacement of an existing vacancy

This position is unionized as an A-1 (Coordinator) position with CUPE 4943.

Centre Description

Located in the heart of the campus, the Pivik has been the historic student store of the University of Ottawa for more than 45 years, well known by many generations of students, employees and professors of the University.

It is a bilingual, accessible store, ethical and environmentally friendly with a mission to provide essential products to facilitate and improve students’ lives.

To continue the development of this store the UOSU is looking for a passionate student who wants to put their skills to work for the well-being of students.

Job Description

The operations coordinator is a multi-skilled position whose mission is to assist the Operations Manager in managing the store; they participate in operational tasks and contribute to the company’s business development. They also provide support for team leadership and store support functions, particularly in terms of communication and financial monitoring.

Responsibilities

The responsibilities of the Operations Coordinator of the Pivik convenience/general store include, but are not limited to:

• Assist the operations managers in the organization of the team: organization of work time, training, supervision, communication with the team, etc.;
• Guarantee the quality of customer service: welcome, help, inform all customers with kindness, set up a follow-up for incidents, product returns, etc.;
• Ensure the accessibility and cleanliness of the sales area;
• Assist operations managers in ensuring financial follow-up and classification;
• Contribute to the creation of content for the promotion of PIVIK, promotional products and events in social media;
• Manage routine transactions and corrections on cash registers and contribute to the update of the inventory tracking software;
• Participate in business development: monitoring consumer trends and competitive practices in order to develop the product and service offering;
• Contribute to the brand image and positive image of the store;
• Ensure the application of the UOSU’s policies on sustainability, equity, accessibility, inclusiveness and bilingualism in store operations;
• Complete other related tasks.
  
  

Qualifications

• Bilingualism is required in both official languages of the University of Ottawa, French and English, both written and oral;
• Experience in customer service, ideally in retail sales;
• Knowledge of computer systems applied to sales and inventory management
• Ability to multi-task and prioritize deadlines;
• Experience using Microsoft applications (Word, Excel, Outlook, etc.);
• Knowledge in the use of social media is an asset;
• Knowledge of the hygiene, health and safety legal framework applicable to retail and food handling (ideally with food handler training) is an asset;
• Experience in a non-profit organization is an asset.
  
  

Preference will be given to candidates of equity-seeking groups.

Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by 11.59 PM February 03. Only applicants invited to interview will be contacted.