Sales & Service Coordinator (Bilingual – English & French)Coordonnateur(trice) de ventes et de service (bilingue – anglais et français) Ottawa, ON | In-Office

Sales & Service Coordinator (Bilingual – English & French)

Coordonnateur(trice) de ventes et de service (bilingue – anglais et français)

Ottawa, ON | In-Office

About MAXIM

À propos de MAXIM

EN

MAXIM Environmental and Safety Inc. is a trusted Canadian provider of environmental monitoring and safety equipment. Since 2006, we have supported environmental technicians, technologists, and scientists across Canada through the sale, rental, and repair of specialized field equipment used for air, soil, noise, and water monitoring.

We are known for our technical expertise, strong Client relationships, and practical, solutions-driven approach. As we continue to expand our presence, we are looking for a bilingual professional who enjoys building relationships, identifying opportunities, and contributing meaningfully to business growth.

FR

MAXIM Environmental and Safety Inc. est un fournisseur canadien reconnu d'équipements de surveillance environnementale et de santé et de sécurité. Depuis 2006, nous soutenons les techniciens, technologues et scientifiques de l'environnement à travers le Canada. Nos principaux services sont la vente, la location et la réparation d'équipements de terrain spécialisés utilisés pour la surveillance de la qualité de l'air, de l'eau, du sol, et d'hygiène industrielle.

Reconnue pour son expertise technique et son approche axée sur les solutions, MAXIM est en croissance active. Nous recherchons un(e) professionnel(le) bilingue qui aime développer des relations d'affaires, reconnaître des occasions et contribuer concrètement à la croissance de l'entreprise.

Role Overview

Aperçu du poste

EN

As a Sales & Service Coordinator, you will act as a key point of contact for Clients—particularly within the Québec market—supporting rental and sales activities while proactively identifying opportunities to deepen relationships and expand business.

This role goes beyond reactive customer service. You will engage with Clients, follow up thoughtfully, and help ensure MAXIM is positioned as a trusted partner for environmental projects across Québec.

FR

À titre de Coordonnateur(trice) ventes et service, vous serez un point de contact clé pour nos clients—en particulier au Québec—en soutenant les procédés de vente et de location, tout en identifiant activement des occasions de renforcer les relations et de développer les affaires.

Ce poste va au délà du service à la clientèle. Vous interagirez de façon proactive avec les clients, assurerez des suivis pertinents et contribuerez à positionner MAXIM comme un partenaire de confiance pour les projets environnementaux au Québec.

Key Responsibilities

Responsabilités principales

EN

• Respond to Client inquiries regarding rentals, purchases, availability, and equipment solutions
• Prepare, present, and follow up on quotes for instruments, parts, consumables, and accessories
• Proactively maintain contact with Québec-based Clients and long-term rental accounts
• Identify opportunities to introduce additional products, services, or rental solutions
• Confirm order accuracy (product, pricing, quantities, timelines, special instructions)
• Coordinate deliveries and pick-ups, ensuring alignment with Client project schedules
• Assist with basic technical guidance and direct Clients to appropriate solutions
• Maintain detailed and accurate CRM records and Client communications
• Support internal sales operations, service intake, and PO tracking
• Collaborate with internal teams to ensure a seamless Client experience
• Contribute to a clean, organized, and safety-focused workplace

FR

• Répondre aux demandes des clients concernant la location, la vente, la disponibilité et d'autres services
• Préparer et assurer le suivi des soumissions pour instruments, pièces de réchange et consommables
• Maintenir un contact proactif avec les clients et les locations à long terme
• Repérer des occasions de proposer des produits, services ou solutions additionnels
• Vérifier l'exactitude des commandes (produits, prix, quantités, échéanciers)
• Coordonner les livraisons et les retours selon les échéanciers des projets clients
• Offrir un soutien technique de base et orienter les clients vers des solutions appropriées
• Mettre à jour l'outil de relations client (CRM/GRC) avec des notes et suivis précis
• Soutenir les opérations internes de vente et le traitement des bons de commande
• Collaborer étroitement avec l'équipe afin d'assurer une expérience fluide pour nos clients
• Maintenir un environnement de travail propre, organisé et sécuritaire

What You Bring

Profil recherché

EN

Full professional fluency in English AND French — spoken and written - Strong communication skills and confidence engaging clients by phone and email

• A proactive, organized, and opportunity-aware mindset
• Interest in technical products and how they are used in the field
• Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities
• Comfort using Microsoft Office (Excel, Outlook, Word)
• Ability to work independently while collaborating effectively with a team
• CRM experience is an asset, but not required

FR

Maîtrise complète de l'anglais ET du français , à l'oral et à l'écrit

·     Excellentes compétences en communication

• Approche proactive, structurée et orientée vers les résultats
• Intérêt pour les produits techniques et leur utilisation sur le terrain
• Souci du détail et forte capacité d'organisation
• Aisance avec suite Microsoft Office/365 (Excel, Outlook, Word)
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Expérience avec logiciel ou outil relations client (CRM/GRC) (un atout)

Qualifications

Required / Exigé

• 1–3 years of experience in sales support, customer service, or coordination
• High school diploma required; post-secondary education preferred
• Comfort with technical or hands-on environments

Preferred / Atout

• Experience in environmental, remediation, or industrial safety sectors
• Familiarity with air, water, soil, or noise monitoring
• Exposure to B2B equipment rental or technical sales environments

Work Environment

Environnement de travail

• Fully in-office role (remote work not available)
• Approx. 70% administrative / 30% hands-on coordination
• Occasional lifting up to 45 lbs required

Benefits

Avantages

• Extended health and dental benefits
• Vision coverage

To Apply

Pour postuler

EN

Please submit your resume and a brief cover letter outlining your interest and suitability for the role.

Only candidates selected for an interview will be contacted. Applicants must be able to reliably commute to our Ottawa office.

FR

Veuillez soumettre votre CV ainsi qu'une courte lettre de motivation.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Le candidat doit être en mesure de se déplacer quotidiennement à notre bureau d'Ottawa (Nepean).